8 things you should always do in your emails and 5 things to avoid
Nem tudo é intuitivo no que diz respeito ao contato profissional por e-mail. Muitas vezes, uma mensagem mal escrita ou descuidada pode significar a perda de uma oportunidade ou fazer com que sua mensagem seja sumariamente ignorada pelo destinatário.
A especialista Sharon Schweitzer, do Glassdoor, fez para o Business Insider uma lista de regras essenciais para qualquer e-mail profissional. Confira as 8 coisas que você sempre precisa fazer – e as 5 que deve evitar – abaixo:
8 regras:
1- Preste atenção ao assunto
O assunto do e-mail deve conter um resumo do que estará disponibilizado no corpo. Assuntos como “olá” ou “FYI” tiram interesse. Jamais deixe esse campo em branco.
2- Use um cumprimento polido
“Oi” e “E aí” são exemplos de cumprimentos que não devem ser usados em e-mails profissionais. É melhor usar “bom dia” ou “olá”, de acordo com a especialista.
3- Apresente-se
Em culturas diretas, é importante apresentar-se antes de começar a passar a mensagem do e-mail. Um exemplo da prática: “Caro (…). Meu nome é (…), consegui seu contato através de (…)”.
Isso é essencial principalmente quando o e-mail é seu primeiro contato com a pessoa em questão.
4- Pesquise a cultura local
No Japão, o item descrito acima é considerado rude caso sua experiência profissional não esteja no mesmo nível da pessoa para quem o e-mail é endereçado.
Sempre que entrar em contato com uma pessoa alocada em outro país, pesquise as melhores práticas locais para não cometer atos desrespeitosos.
5- Repita os anexos
Sempre que possível, repita o conteúdo dos documentos anexos no corpo da mensagem. Isso facilita a leitura e passa uma melhor impressão, já que baixar arquivos enviados por e-mail pode trazer riscos de segurança.
6- Responda dentro do prazo
É cortês responder e-mails em um prazo de até 24 horas. Caso você deixe a pessoa esperando tempo demais intencionalmente, explique polidamente suas razões no momento que responder.
7- Proteja-se
E-mails são acessíveis por entidades, para além da pessoa que respondeu. Qualquer mensagem enviada deve conter apenas informações seguras – considere o que aconteceria caso um colega, a polícia ou até mesmo um hacker tivesse acesso a ele. Sempre imagine que aquela é uma mensagem pública.
8- Atente à gramática
Revise quantas vezes achar necessário qualquer mensagem enviada profissionalmente. Erros gramaticais ou de digitação podem ser extremamente prejudiciais.
5 coisas para evitar:
1- Não use humor ou sarcasmo
Pessoalmente, piadas até podem fazer sentido. Em uma mensagem escrita, porém, a chance de elas serem mal interpretadas é grande demais para correr o risco. Além disso, cada cultura possui um senso de humor próprio.
2- Não aperte “responder a todos”
Sempre preste atenção a todos os destinatários para evitar enviar e-mails a pessoas que não precisam recebe-los. Quando a área de recursos humanos pede voluntários para determinado projeto, por exemplo, os colegas que receberam a solicitação não precisam ler também sua mensagem sobre a participação.
3- Não use emojis
Ícones sorridentes amarelados foram criados para mensagens de texto e conversas descontraídas. Além disso, e-mails com emojis podem ser filtrados pelo servidor e jogados instantaneamente na caixa de spam.
4- Não seja negativo
Palavras negativas são conhecidas por terem conotação raivosa e podem criar situações desconfortáveis. Use palavras objetivas e atente-se aos fatos. Más notícias podem ser divididas pessoalmente.
5- Não se esqueça do encerramento
Encerrar uma conversa por e-mail é importante para fechar um assunto e demonstrar que não é mais necessário perpetuar aquele ciclo. Termine seus e-mails com uma saudação, como “obrigado”, “Att”, entre outros.
Até mais.
