Pensa-se que é óbvio, para a maioria, que um sistema que otimiza digitalmente os processos de uma empresa é fundamental. No entanto, você ficaria surpreso ao descobrir que muitas empresas ainda funcionam com fichas e papéis preenchidos à mão. Não que isso esteja completamente errado, anotações são sempre bem-vindas, desde que saiam do papel e se concretizem em processos mecanizados, produtivos e com real retorno para a sua empresa.
O que é ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial. O ERP é um software que vem ajudar na gestão de empresas, já que automatiza processos nos mais diversos níveis, integrando atividades diversas da empresa, como vendas, finanças, contabilidade, departamento fiscal, estoque, compras, recursos humanos, produção e logística.
O que o ERP pode lhe agregar?
O investimento em um ERP vai lhe render, primeiramente, uma diminuição enorme de tempo gasto com tarefas manuais. Além disso, o ERP ajuda a minimizar os erros que tendem a acontecer nos processos manuais que envolvem cálculos matemáticos, por exemplo.
Com um sistema ERP você terá controle de clientes pagantes e devedores, assim como o que compram, quando compram, com que frequência compram…
As chances de erro, por exemplo, na comparação de orçamentos de compras, são quase nulas, reduzindo seus custos de insumos, matérias-primas, e, até mesmo, de mão de obra.
Mas porque devo ter um ERP?
Nos dias atuais, a velocidade dos acontecimentos estão fora de nosso alcance humano. As pessoas estão cada vez mais sem tempo. A velocidade de evolução e inovações é enorme, e não há mente humana capaz de acompanhar a atualizar suas bases de dados na velocidade em que elas devem acontecer. Saber um preço de venda atualizado, de um determinado produto, levando em conta uma enorme variedade de itens, pode ser a diferença entre fechar um novo pedido ou não. Nem sempre os setores de compras têm tempo hábil para esperar que você consulte uma ficha, pegue uma máquina de calcular e então, após procurar em uma pasta cheia de preços de produtos, calcule o preço e passe para ele seja lá porque canal for.
Quais os benefícios de se ter um ERP?
- Resumo e consolidação de informações gerenciais, que vem a ser um facilitador quando da necessidade de análise e tomada de decisões.
- Validação das informações que dão entrada no sistema, ou seja, com uma base de dados organizada, é quase impossível uma alimentação errada do sistema, como lançamento de um preço de um cliente em valor menor, por exemplo.
- Automatização de processos – Por exemplo: o aceite de um orçamento, automaticamente gera um pedido comercial, uma ordem de produção e posteriormente a emissão de uma nota fiscal.
- Com o sistema ERP, sua empresa não necessita mais de controles paralelos feitos por mais de uma pessoa e planilhas eletrônicas e, o melhor, todos têm acesso instantâneo às informações atualizadas.
- Melhoria na velocidade e qualidade de informação trocada entre os mais diversos setores, seja por chat, mensagens ou por acesso aos dados do sistema. Exemplo: a equipe de faturamento recebe um alerta do sistema assim que o produto está pronto, para que haja agilidade na entrega do pedido.
- Aumento da produtividade, já que não resta a menor dúvida de os sistemas tecnológicos são muito mais rápidos do que as mãos humanas, principalmente, quando falamos em anotações.
A tecnologia impactando resultados
Quando da implementação do ERP, não resta dúvida que haverá uma melhora significativa na produtividade geral da empresa, assim como ganho de qualidade nos processos. Você terá as informações disponíveis de maneira rápida e eficaz, através de relatórios gerenciais rápidos e seguros, formatados de maneira ideal, que lhe trará subsídios para tomadas de decisões importantes adicionadas de grandes benefícios estratégicos em todas as áreas da empresa.
A Implementação do ERP
Um dos primeiros ganhos na implementação de um ERP, é que há uma revisão natural dos processos, permitindo que o sistema ERP se adeque as necessidades da empresa, além de se descobrirem no caminho, processos paralelos desnecessários com duplicidade de informações.
Mas seus processos não precisam mudar completamente, existem softwares que são perfeitamente adaptáveis às necessidades e particularidades das empresas, nos mais diversos ramos de atividade.
Sabemos que sempre há uma resistência inicial com a mudança, já que mexe com a cultura e quebra vícios existentes na organização, mas, sem dúvida alguma, os resultados são compensadores.
Escolhendo o ERP
Quando da escolha do ERP a ser implantado, busque uma solução que já tenha experiência em seu nicho de mercado. Que tenha facilidade de uso, que ofereça treinamento e atualizações constantes de bases de dados, inclusive fiscais e contábeis. Essa comunicação entre a empresa prestadora do software e o usuário, deve ser harmoniosa, fácil e rápida, já que depois de implementada, a ERP passa a ser o coração e o cérebro de uma organização que não pode parar, garantindo o equilíbrio e crescimento da mesma.
