A integração contábil é uma solução que deve ser buscada por todas as empresas nos próximos anos. Trata-se de uma solução com alto impacto sobre os aspectos operacionais e administrativos de uma empresa.
Redução de custos administrativos e otimização de recursos (materiais e humanos) são alguns dos benefícios entregues pela integração contábil.
Vamos entender como isso acontece?
A relação entre a empresa e o escritório de contabilidade é de confiança, mas também de busca por precisão e excelência. Os demonstrativos contábeis são o produto final entregue pelo contador. Eles precisam conter informações precisas, tanto do ponto de vista da segurança fiscal, quanto do apoio a decisões financeiras que os gestores precisam tomar.
Sistema em nuvem
O primeiro passo que é necessário dar para a integração contábil é a adoção de um sistema em nuvem. O sistema em nuvem permite que diversas pessoas em locais diferentes acessem simultaneamente a mesma informação.
Não é difícil imaginar os benefícios que isso pode proporcionar a todas as áreas de sua empresa. Você, enquanto gestor, pode acessar o sistema de gestão empresarial de casa, tendo acesso a informações atualizadas nos relatórios em tela. Se a empresa realizar uma venda de mercadoria, essa venda é registrada e você, de qualquer lugar, ao entrar no sistema, terá uma visão atualizada do estoque, faturamento acumulado no mês e outras informações.
Vamos transferir essa condição ao contador. Num sistema convencional, ou quando não há sistema algum, o contador não tem uma visão da rotina financeira da empresa. Ele receberá as informações no final do mês, seja manualmente ou por e-mail e, então, iniciará a confecção ou atualização dos demonstrativos contábeis.
O que acontece quando falta um documento?
Imagine que você enviou seus documentos e relatórios financeiros para o contador no dia 10 de janeiro. Como vários clientes encaminham esses documentos e relatórios mais ou menos na mesma época, o prazo para a entrega do balanço contábil se torna extenso. Quando falta um documento ou uma informação contábil, toda a contabilidade sai prejudicada, o que pode gerar um enorme trabalho para tentar fazer a conciliação.
Diante dessa situação, é bem provável que seu balanço vá sair lá para março. Em termos fiscais, não há problema, pois estará dentro do prazo. A questão é que você precisa dos demonstrativos contábeis para fazer seu planejamento financeiro e até comercial para o próximo exercício. Esses demonstrativos têm valor estratégico, pois demonstram a posição financeira e patrimonial da sua empresa e indicam medidas que precisam ser tomadas. Como fazer isso em março? Afinal de contas, o ano começa em janeiro e o planejamento é para 12 meses.
Como funcionam as coisas com a contabilidade integrada?
A integração contábil traz como principal benefício conferir agilidade e precisão ao trabalho realizado pelo contador.
Isso é possível porque com a integração contábil o contador tem uma visão atualizada de todas as movimentações financeiras. Ele pode acompanhar todas as suas movimentações comerciais, que alimentam a contabilidade. Pode ter acesso ao seu contas a receber e a pagar sempre atualizado, adiantando a importação de informações que irão para o passivo ou ativo circulante do seu balancete.
Além disso, se o seu software emite a nota fiscal eletrônica e armazena os documentos, o contador pode não só controlá-los, como importá-los diretamente para o sistema contábil do escritório de contabilidade, que estará integrado ao seu sistema de gestão empresarial.
É muito comum vermos na relação entre empresas e contadores o envio de documentos por diversos canais. Isso é um pesadelo para os contadores, que precisam organizar os documentos em pastas, sejam elas físicas ou virtuais, para depois fazer os lançamentos em seu sistema contábil manualmente.
Com a integração contábil, essas duas fases simplesmente desaparecem.
Quais os benefícios disso?
O grande benefício, já evidenciado, é o ganho em termos de gestão. O seu balanço anual estará pronto nos primeiros dias de janeiro e não no dia 30 de março. Com isso, suas decisões e planejamento anual ganham um valioso apoio.
A otimização de recursos é outro benefício evidente, principalmente o recurso “tempo”. Você não precisará de ninguém controlando os relatórios e documentação do contador. Seu contato com esse profissional passará a ser meramente gerencial, para que ele explique os relatórios contábeis e indique caminhos para solucionar não conformidades financeiras.
Como tempo é dinheiro, você poderá direcionar o tempo da sua equipe para tarefas não burocráticas. Menos pessoal na parte administrativa significa a oportunidade de ter mais colaboradores na parte comercial e de marketing, que são os geradores de receitas para a empresa.
Para obter todos esses benefícios, basta ter um software de gestão empresarial em nuvem e que ele seja integrável ao sistema de contabilidade do escritório, de modo que as informações possam ser transferidas diretamente de um sistema para o outro.
