Esta é uma pergunta interessante porque é senso comum (e já foi comprovado no mercado e na academia) que o uso de software aumenta a produtividade.

A adoção de aplicativos e sistemas permite que as pessoas não percam tempo em muitas tarefas repetitivas e enfadonhas ou que não requerem criatividade porque automatiza processos com eficiência. Por eficiência, neste caso, convencionamos que o termo quer dizer velocidade, previsibilidade e precisão na execução de processos administrativos e armazenamento de dados.

A automatização de certas tarefas dá aos profissionais a oportunidade de dedicar tempo e esforço em tarefas mais importantes, normalmente ligadas à atividade fim da empresa.

Mesmo assim, raramente é feita a ligação entre o uso de um sistema de informática e a potencial redução do estresse causado pela pressão por produtividade causa.

Estresse Organizacional e Síndrome de burnout

Estresse e burnout (ou síndrome da desistência) são problemas antigos que atualmente têm sido observados com preocupante frequência.

O termo estresse organizacional ou ocupacional é empregado para indicar o sentimento causado por acontecimentos no ambiente de trabalho (ou envolvendo situações de trabalho) como carga horária elevada, mudanças em processos ou nas lideranças, pressão por resultados e outros fatores como a tomada de decisões em situações adversas.

Similarmente, o burnout é a fadiga extrema causada por insatisfação ou repetidas frustrações na vida profissional que acabam sendo refletidas externamente como faltas, problemas de saúde e problemas familiares.

Em comum, tanto o burnout quanto o estresse compartilham as causas que acabam sendo o gatilho para estes males: excesso de carga de trabalho, falta de organização, ausência de uma ordem na priorização das tarefas, excessiva competitividade e outras de fator emocional (dificuldade de relacionamento ou assédio, por exemplo).

O custo do estresse organizacional (no sentido mais genérico do termo) já foi alvo de pesquisas que indicaram que, apenas nos Estados Unidos este tipo de “mal moderno” gera gastos da ordem de mais de U$ 120 bilhões por ano.

Embora ainda seja necessário que estudos mais abrangentes sejam realizados, a relação de ações para redução do estresse, muitas vezes passam pelo uso de tecnologia ( e software).

Problemas de comunicação

Problemas de comunicação são causa frequente de estresse nas empresas. Contudo, eles podem ser reduzidos em vários níveis e com várias ferramentas: do aplicativo interno de comunicação ao Whatsapp/Telegram para a troca de mensagens, do software de agenda de reuniões ao ERP para comunicar o andamento de processos e compromissos (e melhorar o interfaceamento entre departamentos, por exemplo).

Melhor ainda: hoje, há a possibilidade de utilização dos sistemas de gestão empresarial e aplicativos de email, agenda e comunicação em praticamente qualquer dispositivo móvel.

A supervisão e a priorização das tarefas

A pressão pelo cumprimento de prazos e a execução de tarefas mal dimensionadas em termos de custo, esforço ou duração são alguns dos fatores que levam ao esgotamento de profissionais de todas as áreas.

Disciplinas como a  Gestão de Projetos, frameworks para gestão de atividades e processos como o SCRUM, Kanban e outros métodos estão a cada dia mais presentes nas empresas e são, frequentemente, apoiados por sistemas como o Microsoft Project (que ajuda a gerenciar cronogramas, alocação de recursos e custos), Trello (gerência de atividades) e apps como o Asana (que funciona como um calendário compartilhado por equipes).

Processos complicados e consolidação de informações

Tarefas contábeis, consolidação de dados interdepartamentais e cálculos financeiros exigem muita concentração e envolvem muita gente. Essas são, além de muitas outras, atividades cíclicas (que são feitas periodicamente) que possuem impacto importante nas empresas.

Além disso, essas são atividades fortemente auditadas e reguladas por leis ou resoluções normativas em alguns nichos de atuação. Isso traz pressão extra aos profissionais (são exemplos o setor elétrico e o setor de controle financeiro).

Para contrabalancear a necessidade de precisão, integridade das informações e prazos apertados, os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERPs online), sistemas de planilhas eletrônicas e interfaceamento entre sistemas são exemplos de software que diminuem muito o esforço dos colaboradores responsáveis por estas áreas.

Negócios são feitos por pessoas, com pessoas e para pessoas

Novas metodologias, tecnologias e software de gestão empresarial estão sendo, a cada dia, mais aplicadas para criar ambientes mais saudáveis.

Por outro lado, também é rotineiro escutarmos reclamações sobre como as tecnologias “falham” e como temos nos tornado dependentes delas.

No final das contas, é preciso (sempre) colocar o ser humano como elemento central nas políticas e processos organizacionais.

Afinal, negócios são feitos por pessoas , com pessoas e para pessoas – todos acabamos sendo clientes, fornecedores e parceiros em momentos diferentes.

Por isso, quando estamos estressados ou fadigados causamos, também, efeitos no nosso ambiente de trabalho e, consequentemente, em outras pessoas, num ciclo que dificilmente acaba bem.

 

Referências

• Benke, M. R. P; Carvalho, ESTRESSE X QUALIDADE DE VIDA NAS ORGANIZAÇÕES: UM ESTUDO TEÓRICO. [introdução sobre estresse organizacional]
• Michael Blanding. Workplace Stress Responsible For Up To $190B In Annual U.S. Healthcare. Disponível em Forbes [cifra do custo geraod pelo estresse organizacional nos USA]
• Copper Team. Is Team Management Software Effective for Reducing Workplace Stress [usado indiretamente]
• Romero, S. M; Oliveira, L; Nunes, S. C. Estresse no Ambiente Organizacional: estudo sobre o corpo Disponível em: http://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos07/1215_SEGET0701Stress.pdf
• Abreu, K. L.; Stoll, I. ; Ramos, L. S.; Baumgardt, R. A.; Kristensen, C. A. Estresse ocupacional e Síndrome de Burnout no exercício profissional da psicologia.: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1414-98932002000200004
• Organizational Stress: Focusing on Ways to Minimize Distress. https://www.cupahr.org/knowledgecenter/hehr_db/articles/employee_rel/Organizational%20Stress.pdf [definição estresse organizacional]